Sezonul ăsta electoral ne propunem să ajungem cât mai mult în comunitatea locală prin caravana civică de anul acesta, un tur de implicare și educație civică pentru cetățeni, jurnaliști și activiști. Pentru a ne asigura că totul e bine pus la punct, căutăm pe cineva să ne ajute cu organizarea logistică a evenimentelor atât în București, cât și din țară.
Fișa postului
Munca ta se va învârți în jurul logisticii, dar completată de sprijin administrativ și comunicare cu trainerii și participanți.
- realizarea unei baze de date cu locații de evenimente și păstrarea legăturii cu diverși furnizori de servicii (cazare, catering și săli de conferințe ori locații simpatice în orașe);
- sprijin pentru planificarea transportului pentru echipa Funky și traineri;
- disponibilitate pentru deplasări în teritoriu;
- lucru îndeaproape cu departamentul de community management – vei lucra cu colega Ana Mocanu pentru sincronizarea activităților și echipei Funky pentru deplasările în local;
- menținerea comunicării cu partenerii din local pentru organizarea evenimentelor – punerea la punct a agendei, actualizări pe listele de participanți și gestionarea situațiilor imprevizibile ce țin de logistică;
- realizarea formularelor de înscriere și actualizarea trainerilor cu informațiile despre participanți;
- menținerea comunicării cu participanții evenimentelor pe detalii organizatorice și confirmarea disponibilităților;
- asistență pentru departamentul administrativ – tracking pe procesele administrative ce țin de organizarea evenimentelor (cereri de ofertă, facturi și contracte).
Ce ajută
(deși nu e deal-breaker)
- dacă te înțelegi bine cu aplicații de project&task management (de exemplu Asana) și pachetul Microsoft: Word, Excel și echivalente;
- dacă ai răbdare și atenție la detalii;
- dacă îți plac ordinea, disciplina și organizarea;
- știi cum să reacționezi în situații imprevizibile și urgențe – se întâmplă uneori ca planurile pe care ni le facem să nu funcționeze și să fie nevoie de intervenția ta pentru continuarea evenimentelor.
Termenul limită de aplicare este finalul zilei de vineri, 8 martie 2024.
Context
Principala sursă de finanțare pentru noi o reprezintă diversele fonduri nerambursabile. Finanțatorul emite public un apel de proiecte, iar noi depunem o cerere de finanțare în care specificăm obiective, activități, calendar și, mai ales, buget. Jurizarea proiectelor depuse e un proces de durată, dar, odată ce primim vestea bună că ni s-a aprobat proiectul, trebuie să începem să implementăm activitățile propuse. Departamentul administrativ intervine atunci când trebuie să facem plăți, notificări sau raportări către finanțator(i).